وقتی یک محصول از کارخانه تولیدکننده به انبار، مراکز توزیع و در نهایت فروشگاه می‌رسد، در هر مرحله باید امکان شناسایی و ثبت اطلاعات آن وجود داشته باشد. این فرایند زمانی دقیق‌تر و کارآمدتر انجام میشود که تمام کسب‌وکارهای مرتبط در زنجیره تأمین، از استانداردهای مشترکی استفاده کنند. به همین دلیل، سازمان GS1 با توسعه یک نظام جهانی برای شناسایی، ثبت و تبادل اطلاعات، این هماهنگی را امکان‌پذیر کرده است.
استانداردهای این سازمان علاوه بر بارکدهای محصولات، در مدیریت موجودی، رهگیری کالا و تبادل اطلاعات تجاری نیز کاربرد دارند.، در ادامه این مقاله، بیشتر با ساختار و وظایف این سازمان، نحوه شناسه‌گذاری محصولات و انواع بارکدهای استاندارد مرتبط با آن آشنا می‌شویم.
سازمان GS1 چیست؟
سازمان GS1 یک انجمن بین‌المللی غیرانتفاعی است که با هدف توسعه و مدیریت استانداردهای جهانی برای شناسایی، ثبت و تبادل اطلاعات فعالیت می‌کند. این سازمان با ایجاد یک زبان مشترک میان کسب‌وکارها، امکان شناسایی یکپارچه محصولات، مکان‌ها و سایر موجودیت‌های تجاری را در زنجیره تأمین فراهم می‌کند.
یکی از شناخته‌شده‌ترین دستاوردهای GS1، توسعه استانداردهای شناسایی کالا و سیستم بارکد است که امروزه در فروشگاه‌ها، مراکز تولیدی، انبارها و صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این حال، فعالیت این سازمان تنها به بارکد محدود نمی‌شود و استانداردهای آن فناوری‌هایی مانند RFID و روش‌های تبادل الکترونیکی اطلاعات را نیز در بر می‌گیرد؛ این مجموعه بیش از 2 میلیون شرکت را در بیش از 20 صنعت تحت پوشش استانداردهای خود قرار داده است.
تاریخچه شکل‌گیری سازمان GS1
شکل‌گیری سازمان GS1 به تلاش فعالان صنعت خرده‌فروشی برای ایجاد یک روش یکپارچه جهت شناسایی محصولات بازمی‌گردد. در دهه 1970 میلادی، با گسترش فروشگاه‌های زنجیره‌ای و افزایش حجم مبادلات تجاری، روش‌های سنتی ثبت و شناسایی کالاها پاسخگوی نیاز کسب‌وکارها نبودند. به همین دلیل، تولیدکنندگان و خرده‌فروشان به دنبال راهکاری بودند که امکان شناسایی سریع محصولات و ثبت خودکار اطلاعات آن‌ها را فراهم کند.
این همکاری در نهایت به شکل‌گیری استاندارد UPC و توسعه سیستم بارکد منجر شد. با گسترش این سیستم در کشورهای مختلف، سازمان‌های بین‌المللی برای مدیریت و توسعه استانداردهای مشترک شکل گرفتند و در ادامه، با ادغام نهادهای اصلی آمریکایی و اروپایی، سازمان جهانی GS1 به وجود آمد. در جدول زیر، تمامی تاریخچه شکل گیری سازمان GS1 ارائه شده است:
| سال | رویداد و تحول |
|---|---|
| 1973 | انتخاب استاندارد UPC در آمریکا به‌عنوان سیستم یکپارچه شناسایی محصولات خرده‌فروشی |
| 1974 | اولین اسکن بارکد روی یک بسته آدامس Wrigley در فروشگاه Marsh آمریکا |
| 1977 | تأسیس انجمن EAN International برای توسعه استانداردهای شناسایی کالا در سطح بین‌المللی |
| 1989 | انتشار نخستین استاندارد بین‌المللی GS1 برای تبادل الکترونیکی اطلاعات (EDI) |
| 2005 | ادغام UCC و EAN International و شکل‌گیری سازمان جهانی GS1 |
| 2006 به بعد | گسترش استانداردهای GS1 در حوزه رهگیری محصولات، تبادل اطلاعات و فناوری‌های شناسایی خودکار |
| 2019 | توسعه خدمات ثبت و اعتبارسنجی اطلاعات محصولات از طریق Verified by GS1 |
| 2020 | معرفی استاندارد GS1 Digital Link برای اتصال شناسه محصولات به اطلاعات دیجیتال در وب |
بیشتر بخوانید آشنایی با سیستم بارکد خوان، اجزا و 4 نوع اصلی آن
ماموریت و اهداف سازمان GS1
ماموریت اصلی GS1، ایجاد استانداردهای یکپارچه برای بهبود کارایی، شفافیت و تبادل اطلاعات در زنجیره تأمین است. این استانداردها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا محصولات و سایر موجودیت‌های تجاری را به‌صورت دقیق شناسایی کرده و اطلاعات مرتبط با آن‌ها را با سایر سازمان‌ها به اشتراک بگذارند. مهم‌ترین اهداف این سازمان عبارت‌اند از:
- استانداردسازی شناسایی محصولات: اختصاص شناسه‌های منحصربه‌فرد به کالاها برای جلوگیری از تداخل اطلاعات و شناسایی دقیق آن‌ها در بازار.
- آسان سازی تبادل اطلاعات: ایجاد ساختارهای مشترک برای انتقال اطلاعات میان تولیدکنندگان، توزیع‌کنندگان، فروشگاه‌ها و سایر طرف‌های تجاری.
- افزایش شفافیت زنجیره تأمین: فراهم کردن امکان ثبت و رهگیری اطلاعات محصولات در مراحل مختلف تولید، توزیع و فروش.
- بهبود مدیریت کسب‌وکارها: کمک به کاهش خطاهای انسانی، مدیریت موجودی و افزایش دقت در فرایندهای تجاری.
- توسعه فناوری‌های شناسایی خودکار: گسترش استفاده از بارکدها، فناوری RFID و سایر روش‌های ثبت و دریافت اطلاعات.
این اهداف باعث شده‌اند استانداردهای GS1 در صنایع مختلف، از خرده‌فروشی و مواد غذایی گرفته تا بهداشت و درمان، حمل‌ونقل و لجستیک کاربرد داشته باشند.
ساختار بین‌المللی سازمان GS1
سازمان GS1 از یک دفتر جهانی و شبکه‌ای از سازمان‌های عضو در کشورهای مختلف تشکیل شده است. دفتر جهانی GS1 مسئولیت توسعه و مدیریت استانداردهای بین‌المللی را بر عهده دارد و سازمان‌های عضو، اجرای این استانداردها و ارائه خدمات مرتبط را در کشورهای خود پشتیبانی می‌کنند.
برای مثال، سازمان‌های عضو GS1 علاوه بر ارائه خدمات مربوط به دریافت شناسه‌های استاندارد، در زمینه آموزش، راهنمایی و پیاده‌سازی استانداردها نیز به کسب‌وکارها کمک می‌کنند. این ساختار باعث میشود استانداردهای شناسایی کالا در کشورهای مختلف هماهنگ باشند و یک شناسه معتبر GS1 بتواند در تجارت بین‌المللی مورد استفاده قرار بگیرد.
بیشتر بخوانید انواع بارکد به چند دسته تقسیم می‌شوند و چه تفاوتی بایک دیگر دارند؟
استانداردهای GS1 و نحوه عملکرد آن‌ها
استانداردهای این سازمان، مجموعه‌ای از قواعد و راهکارهای مشترک هستند که به کسب‌وکارها کمک می‌کنند محصولات، مکان‌ها و سایر موجودیت‌ها را به‌صورت یکپارچه شناسایی کنند و اطلاعات مربوط به آن‌ها را در زنجیره تأمین به اشتراک بگذارند.
این استانداردها فقط به تولید بارکد محدود نیستند؛ بلکه فرایند شناسایی یک محصول، ثبت اطلاعات آن، انتقال داده‌ها میان سیستم‌های مختلف و استفاده از این اطلاعات در فعالیت‌های تجاری را پوشش می‌دهند. به‌طور کلی، عملکرد سیستم GS1 را می‌توان در چهار مرحله اصلی بررسی کرد: شناسایی (Identify)، ثبت و دریافت داده (Capture)، اشتراک‌گذاری (Share) و استفاده از اطلاعات (Use).
شناسایی (Identify)
در این مرحله، برای هر محصول، مکان، واحد حمل‌ونقل یا موجودیت دیگر، یک شناسه استاندارد و قابل تشخیص تعریف میشود. این شناسه به سیستم‌های مختلف اجازه می‌دهد بدون ابهام به یک موجودیت مشخص ارجاع دهند. برای مثال، GTIN برای شناسایی اقلام تجاری مانند محصولات فروشگاهی، GLN برای شناسایی مکان‌ها و SSCC برای شناسایی واحدهای لجستیکی مانند پالت یا محموله به کار می‌روند. این شناسه‌ها پایه اصلی سایر استانداردهای GS1 هستند.
- GTIN: شناسایی اقلام تجاری و محصولات.
- GLN: شناسایی مکان‌ها و طرف‌های تجاری.
- SSCC: شناسایی واحدهای لجستیکی مانند پالت و محموله.
- GRAI: شناسایی دارایی‌های قابل برگشت مانند پالت و جعبه‌های حمل.
- GIAI: شناسایی دارایی‌های ثابت و تجهیزات.
ثبت و دریافت داده (Capture)
پس از تعیین شناسه، باید راهی برای ثبت و خواندن آن وجود داشته باشد. استانداردهای این مرحله، روش نمایش اطلاعات روی حامل‌های داده و دریافت آن‌ها توسط دستگاه‌های مختلف را مشخص می‌کنند. مهم‌ترین فناوری‌های مورد استفاده در این مرحله عبارت‌اند از:
- بارکدهای GS1: مانند EAN-13، GS1-128 و GS1 DataMatrix که اطلاعات را به شکل قابل خواندن برای دستگاه‌ها نمایش می‌دهند.
- فناوری RFID: اطلاعات را از طریق امواج رادیویی منتقل می‌کند و برای خواندن تگ‌ها نیازی به اسکن مستقیم دستگاه نیست.
اشتراک‌گذاری اطلاعات (Share)
شناسایی و ثبت اطلاعات زمانی در زنجیره تأمین ارزش بیشتری پیدا می‌کند که شرکت‌های مختلف بتوانند داده‌ها را با یکدیگر تبادل کنند. استانداردهای GS1 در این مرحله، قالب و روش اشتراک‌گذاری اطلاعات میان تولیدکنندگان، توزیع‌کنندگان، فروشگاه‌ها و سایر شرکای تجاری را مشخص می‌کنند. این اطلاعات می‌توانند در سه گروه اصلی قرار بگیرند:
- اطلاعات پایه (Master Data): مشخصاتی مانند نام محصول، وزن، ابعاد و اطلاعات بسته‌بندی.
- اطلاعات تراکنشی (Transactional Data): داده‌های مربوط به سفارش خرید، ارسال کالا و فاکتور.
- اطلاعات رویدادی (Event Data): اطلاعات مربوط به اتفاقات زنجیره تأمین، مانند زمان ارسال، دریافت یا جابه‌جایی کالا.
استفاده از استانداردها (Use)
مرحله استفاده از استانداردها، به کاربرد مجموعه استانداردهای سازمان ،GS1 در فرایندهای واقعی کسب‌وکار مربوط میشود. در این بخش، استانداردهای کاربردی مشخص می‌کنند که برای پاسخ به یک نیاز تجاری یا قانونی، از چه شناسه برای تبادل اطلاعات باید استفاده شود. برای مثال، در فرایند فروش یک محصول در فروشگاه:
- محصول با شناسه GTIN مشخص میشود.
- شناسه روی بسته‌بندی در قالب بارکد قرار می‌گیرد.
- دستگاه اسکنر اطلاعات بارکد را می‌خواند و سیستم فروش به اطلاعات محصول دسترسی پیدا می‌کند.
- اطلاعات محصول و داده‌های مربوط به فروش یا موجودی، در سیستم‌های مرتبط مورد استفاده قرار می‌گیرند.
به این ترتیب، استانداردهای GS1 فقط به شناسایی محصول محدود نمی‌شوند؛ بلکه زمینه استفاده هماهنگ از اطلاعات را در فرایندهایی مانند فروش، انبارداری، سفارش‌گذاری و رهگیری کالا فراهم می‌کنند.
جمع‌بندی عملکرد استانداردهای GS1
| مرحله | نقش اصلی |
|---|---|
| Identify | تعیین شناسه استاندارد |
| Capture | ثبت و خواندن اطلاعات بارکد و RFID |
| Share | تبادل اطلاعات میان سیستم‌ها |
| Use | به‌کارگیری استانداردها در فرایندهای تجاری |
نکته مهم این است که این چهار مرحله همیشه به شکل یک مسیر خطی و جدا از هم اجرا نمی‌شوند. استانداردهای شناسایی، ثبت و اشتراک‌گذاری اطلاعات به یکدیگر وابسته‌اند و بسته به نیاز کسب‌وکار، ممکن است به شکل‌های مختلفی با هم ترکیب شوند.
بیشتر بخوانید قبل از ساخت بارکد به چه نکاتی باید توجه کنیم؟راهنما کامل
نقش سازمان GS1 در شناسه‌گذاری محصولات
یکی از مهم‌ترین وظایف این سازمان، ایجاد امکان شناسایی منحصربه‌فرد محصولات در سطح بین‌المللی است. این سازمان با ارائه شناسه GTIN و تخصیص پیش‌شماره اختصاصی به شرکت‌ها، چارچوبی فراهم می‌کند تا هر قلم تجاری با یک شماره استاندارد در زنجیره تأمین شناخته شود. با این تفاوت که GTIN خود بارکد نیست؛ بلکه شناسه عددی محصول است که می‌تواند در قالب بارکد روی بسته‌بندی نمایش داده شود
نقش پیش‌شماره شرکت GS1 در شناسایی محصولات
شرکت‌هایی که برای محصولات خود به شناسه استاندارد نیاز دارند، از طریق سازمان عضو GS1 در کشور مربوطه، پیش‌شماره شرکت (GS1 Company Prefix) دریافت می‌کنند. این پیش‌شماره مبنای ساخت شناسه‌های محصولات آن شرکت است و به منحصربه‌فرد بودن آن‌ها در سطح جهانی کمک می‌کند.
نحوه اختصاص دادن شناسه به محصولات
معمولاً مسئولیت اختصاص GTIN بر عهده مالک برند محصول است؛ یعنی شرکتی که مشخصات و هویت تجاری محصول را تعیین می‌کند. این شرکت پس از دریافت پیش‌شماره اختصاصی، برای هر قلم تجاری شناسه‌ای جداگانه در نظر می‌گیرد. در ایران، گرفتن این شناسه تحت نظر مرکز ملی شماره گذاری کالا انجام میشود.
مزایای استفاده از استاندارهای سازمان GS1 در کسب‌وکار
استانداردهای این سازمان، با ایجاد یک زبان مشترک برای شناسایی محصولات و تبادل اطلاعات، به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا فرایندهای تجاری خود را دقیق‌تر و هماهنگ‌تر مدیریت کنند. مهم‌ترین مزایای استفاده از استانداردهای این سازمان عبارت‌اند از:
- شناسایی دقیق و یکپارچه محصولات.
- افزایش سرعت و دقت فرایندهای تجاری.
- بهبود مدیریت موجودی و انبارداری.
- رهگیری محصولات در زنجیره تأمین.
- تسهیل تبادل اطلاعات میان شرکت‌ها.
- کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری.
بیشتر بخوانید لیست بارکد انواع کشورها با پیشوندهای کشور مبدا (کدهای GS1)
جمع بندی نهایی : تفاوت سازمان GS1 با شرکت‌ها و ابزارهای تولیدکننده بارکد
یکی از نکات مهم در حوزه شناسه‌گذاری محصولات، تفاوت میان دریافت شناسه معتبر GTIN و تبدیل یک شماره به تصویر بارکد است. سازمان GS1 مسئول مدیریت استانداردها و تخصیص شناسه‌های معتبر در سیستم جهانی GS1 است؛ در مقابل، بسیاری از شرکت‌ها و ابزارهای آنلاین فقط شماره بارکد را به تصویر قابل اسکن تبدیل می‌کنند. برای درک بهتر این تفاوت، باید نقش هرکدام را جداگانه بررسی کنیم:
وظیفه سازمان GS1 چیست؟
سازمان GS1 از طریق سازمان‌های عضو خود در کشورهای مختلف، به شرکت‌ها پیش‌شماره اختصاص می‌دهد و امکان دریافت شناسه‌های GTIN را فراهم می‌کند. این شناسه‌ها در پایگاه داده GS1 قابل بررسی و اعتبارسنجی هستند و به یک شرکت یا مالک برند مشخص ارتباط دارند.
ابزارهای تولید بارکد چه کاری انجام می‌دهند؟
ابزارهای تولید بارکد، شماره‌ای را که کاربر وارد می‌کند به نمادی گرافیکی شامل خطوط یا الگوهای قابل اسکن تبدیل می‌کنند. برای مثال، ابزار آنلاین ساخت بارکد در کیو آر لند می‌تواند با دریافت یک شماره 13 رقمی، تصویر بارکد EAN-13 را تولید کند. اما این ابزارها صرف تصویر بارکد را می‌سازند و لزوما شماره واردشده را در سیستم GS1 ثبت یا معتبر نمی‌کنند. بنابراین، تولید تصویر بارکد به‌تنهایی به معنای دریافت شناسه رسمی و منحصربه‌فرد GS1 نیست.